无碳复写纸的原理是在上层的纸张背面涂抹染料胶囊，下层纸上涂抹酸性粉末，在外力的作用下胶囊被划破，沾染到下方的酸性粉末，产生字迹。普通的复写纸两面均沾满深色的油墨，夹在两张白纸的中间，在外力作用下可将颜色复印到下方的纸张上。
现代的无碳复写纸是在上层复写纸的背面涂满染料胶囊，在外力的作用下，胶囊破裂，沾染上下层复写纸的酸性粉末，两者发生反应，产生深蓝色的字迹，较为先进并且无需使用涂满油墨的复写层。
普通的复写纸是在纸张上涂满深色的油墨，将其夹在两张纸张的中间，字迹通过上方白纸划破油墨复写纸，将油墨印记印刷在下方的纸张上。普通复写纸的优点是可以反复使用。
目前常使用的复写纸是无碳复写纸，使用起来更加方便，可以直接显色，多用于票据，快递面单等。优点是副本的字迹清晰，不会褪色，也不会污染文具和其他纸张，使其保持干净整洁。